Datenschutz-Information für Bewerber und Mitarbeiter: Die oft übersehene Pflicht

Datenschutz für Arbeitgeber: Informationsschreiben zum Datenschutz ist Pflicht

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hat unzählige neue Pflichten für diejenigen eingeführt, die personenbezogene Daten verarbeiten. Das betrifft vor allem Arbeitgeber: Sobald Daten von Bewerbern und Mitarbeitern wie Name, Adresse, Geburtsdatum oder Steuernummer erhoben und gespeichert werden, greift sofort das strenge Reglement der DSGVO.

Die Folge: Arbeitgeber müssen Bewerber und Mitarbeiter im Zeitpunkt der Datenerhebung gemäß Art. 12, 13 DSGVO über zahlreiche Details der Datenverarbeitung informieren. Ein sogenanntes Datenschutz-Informationsschreiben ist Pflicht.

Wer das nicht oder unvollständig macht, dem drohen gemäß Art. 83. Abs. 5 lit. b) DSGVO Bußgelder von bis zu 20 Mio. Euro oder bis zu 4 Prozent des gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres - je nachdem, welcher Betrag höher ist.

Welche Angaben müssen in das Datenschutz-Informationsschreiben?

Die DSGVO regelt genau, welche Angaben in das Datenschutz-Informationsschreiben gehören. Wichtig ist, dass sie bei jedem Punkt die konkreten Details der Datenverarbeitung in Ihrem Unternehmen benennen. Bestandteil des Informationsschreibens zum Datenschutz muss insbesondere sein: 

• Arten von verarbeiteten Daten (z. B. Kontaktdaten, Steuerdaten, Angaben zu Qualifikationen, Arbeitszeiten, Gesundheitsdaten)

• Namen und Kontaktdaten des Verantwortlichen,

• ggf. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten,

• Zwecke, für die die personenbezogenen Daten verarbeitet werden sollen,

• die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung,

• die berechtigten Interessen für die Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

• Empfänger der personenbezogenen Daten (z. B. Lohnbüro, Finanzamt, Sozialversicherungsträger),

• Informationen zu einem etwaigen Datenversand ins Ausland,

• Speicherdauer,

• Auflistung der Rechte des Mitarbeiters nach der DSGVO. 

Vorsicht vor Mustern aus dem Internet

Wie die obige Aufzählung zeigt, reicht kein allgemeines Informationsschreiben für jeden Mitarbeiter oder Bewerber aus. Vielmehr ist ein individuell auf Ihren Betrieb zugeschnittenes Datenschutzschreiben notwendig. Vermeintlich allgemeingültige Muster aus dem Internet sind daher ungeeignet und können Bußgelder nicht effektiv verhindern. 

Als Experten für Datenschutzrecht und einem zertifizierten Datenschutzbeauftragten und Rechtsanwalt im Team erarbeiten wir effizient und kostenschonend ein rechtssicheres Informationsschreiben für Ihren Betrieb, das Sie für all Ihre Mitarbeiter und Bewerber verwenden können. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren.